Élément fondateur d’une gestion de projet maîtrisée, mais aussi outil servant à améliorer continuellement les process pour parvenir au Lean Management, le post mortem marque la clôture d’un projet. Il est également l’occasion de dresser un bilan argumenté pour évoquer les réussites et échecs dudit projet.
Le post mortem est un compte rendu entre le cycle de vie idéal du projet et son cycle de vie réel
En effet, le post mortem est souvent le travail réalisé pour refermer un projet de longue haleine. Si beaucoup de chefs de projet en rédigent, ils suivent rarement les bonnes pratiques en la matière. En effet, il ne suffit pas de le rédiger, encore faut-il qu’il soit le plus utile possible pour l’amélioration personnelle du chef de projet, mais aussi pour profiter à toute l’organisation.
Voici donc comment rédiger un bon post mortem :
1- Prendre des notes durant tout le projet
Toute information peut s’avérer utile, non seulement pour bien suivre le projet, mais aussi après sa clôture. Les prises de notes permettent d’organiser vos idées tout au long du projet et de les retrouver simplement sans perte de temps.
Le temps manque souvent pour s’interroger sur les améliorations à apporter au projet ou sur les process à mettre à jour. La prise de notes est alors utile pour tenir un carnet de bord destiné à suivre les opérations et tâches qui forment le projet. Les notes ne permettent pas le suivi de projet, mais elles vous permettront de réagir au moment où vous notifiez quelque chose qui pourra être traité plus tard. Ainsi, il est impératif de prendre en note :
- les défauts qui n’ont pas pu être améliorés,
- les légers retards et leur cause,
- les idées d’amélioration du projet a posteriori,
- le compte rendu d’expérience des outils mis en place.
2- Faire des bilans et mises à jour réguliers
Dans la conduite d’un projet, l’implication des intervenants évolue avec le travail qu’ils y effectuent. Certains membres d’une équipe peu impliqués dans les tâches du projet risquent par ailleurs de perdre le fil de l’information. Aussi, pour éviter des retards, des erreurs et des problèmes de communication, il convient d’organiser des réunions et “updates” à certains points de l’avancement d’un projet.
Organiser une réunion après le démarrage du projet ou à mi-projet pour revoir ses objectifs et sa faisabilité, procure le recul nécessaire pour mieux continuer. En effet, il est toujours préférable de redéfinir le scope d’un projet que de continuer à aller droit dans le mur.
On peut également instaurer des conf-call, ou réunions hebdomadaires en comités réduits pour faire le point sur l’avancement des tâches.
Grâce à ces réunions, le porteur de projet bénéficie d’un suivi régulier qui facilite sa vision globale. Au moment du post mortem, ces informations recueillies au cours des réunions hebdomadaires ou lors de la remise à plat du projet, sont particulièrement intéressantes pour mieux analyser les objectifs à posteriori.
3- Partager votre bilan (outline) avec l’équipe
N’hésitez pas à partager le bilan avec votre équipe pour préparer la réunion de bouclage et anticiper le post mortem. Ce bilan est une base pratique et chiffrée pour analyser les résultats du projet : il sera très utile pour récolter le feedback de l’équipe et des parties prenantes.
4 – Ne pas oublier le compte rendu de la réunion de clôture
Durant la réunion de clôture, il est très important de rédiger en intégralité les “minutes” pour revenir en détail sur ce qui a été expliqué. Une fois transmis pour confirmation aux participants à la réunion, le compte rendu servira à documenter le post mortem.
5 – Mettre en avant le savoir
Une à deux fois par an, une réunion d’équipe peut être organisée pour mettre en commun les informations relevées et les améliorations conseillées par les post mortem. Un suivi régulier des bilans et documents de clôture avec un responsable qualité (ou directeur) permet ainsi de faire valoir l’expérience et les savoirs pour qu’ils profitent à toute l’organisation.
6 – Se poser les bonnes questions
- L’estimation des tâches était-elle juste ?
- La succession des tâches et leur coordination a-t-elle été bien organisée dans le GANTT ?
- La priorité des tâches a-t-elle été bien arbitrée ?
- Comment le lancement a-t-il été déterminé par l’équipe ?
- Comment a vécu l’équipe, comment les débats ont-ils évolué pour trouver un consensus ?
- Quels ont été les défauts de communication au sein de l’équipe ?
- Les parties prenantes ont-elles été informées des évolutions du projet ?
- L’équipe a-t-elle reçu des comptes rendus de chaque réunion ?
- La documentation a-t-elle été jugée claire et utile au projet ?
- L’équipe a-t-elle passé trop de temps en réunion plutôt qu’en opérationnel ?
- Les objectifs ont-ils été clairement définis ?
- Le partage de connaissances a-t-il aidé l’équipe à surmonter les difficultés ?
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