Les notions de gestion de projet : l’essentiel en résumé
Que vous soyez micro-entrepreneur, manager, chef de projet, patron d’une grande entreprise, les notions de gestion de projet sont indispensables. Parce que vous avez tous un projet à mener. Quelle que soit sa nature et son ampleur, sa réussite dépendra de la façon dont vous le mènerez.
Concernant les méthodes et pratiques de la gestion de projet, vous devez considérer le caractère unique de chaque projet. Le contexte dicte la façon de gérer un projet et donc la façon dont les techniques, méthodes et outils de gestion de projet s’appliquent. En d’autres termes : l’agilité est votre meilleur alliée.
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Comment définir la gestion de projet
La gestion de projet vise à organiser le bon déroulement d’un projet de bout en bout. Elle rassemble la stratégie et l’opérationnel dans un triangle représentant l’équilibre qualité-coût-délai (QCD).
Il existe différentes tailles de projets et, parfois, un ensemble de projets concourent à un même objectif : un programme. Nous parlerons alors de gestion de programme, de programme de projets, de direction de projets ou encore de gestion de portefeuille de projets, suivant les industries et l’ampleur des projets.
La gestion de projet consiste à :
- planifier le projet dans le temps,
- chiffrer, définir puis suivre un budget ,
- maîtriser et piloter les risques,
- atteindre le niveau de qualité souhaité,
- faire intervenir et orchestrer l’intervention des différents acteurs parmi la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage,
- mettre en place un comité de pilotage,
- créer les documents de référence aux étapes du projet : brief, cahier des charges, dossier de production, fiches de recette, RIDA, rapports de suivi, post-mortem…
Qu’est-ce qui caractérise un projet ?
Un projet concerne plusieurs acteurs issus de domaines de compétences différents voire d’organisations distinctes. Au risque de sembler simpliste, il faut bien comprendre ce qui caractérise un projet avant toute chose. Un projet :
- est unique et temporaire.
- a un début et une fin.
- a un objectif précis que l’on cherche à atteindre, autour duquel se construit le projet.
- s’appuie sur des ressources dédiées (humaines, financières et matérielles).
Un projet est donc un objectif à réaliser, par des acteurs, dans un contexte précis, dans un délai donné, avec des moyens définis.
En tant que responsable d’un projet, et pour réaliser l’objectif dans les meilleures conditions, il convient de maîtriser les processus et la structure permettant d’équilibrer le temps, les coûts et la qualité, correspondant à l’objectif défini.
Le triptyque coût, délai, qualité (QCD)
Le triptyque coût, délai, qualité est au coeur d’un projet car il répond aux besoins de tous les acteurs, lorsque le bon dosage prévu au départ est respecté tout au long de la vie du projet.
Organisez votre projet autour de ce triptyque pour mener à bien votre projet mais aussi, armez-vous d’agilité et de patience pour faire face aux imprévus inévitables en gestion de projet.
Pour parer aux imprévus du mieux possible ou, tout au moins, pour les limiter, anticipez les risques en soignant particulièrement la phase d’initialisation.
Si le demandeur est un client externe, il vous faudra également comprendre son marché, son environnement, son secteur d’activité, pour l’accompagner avec justesse et maîtriser les éléments extérieurs au projet.
Depuis quand la gestion de projet existe-t-elle ?
En réalité, la gestion de projet existe depuis la nuit des temps. Des dizaines de milliers d’années avant notre ère, les premiers hommes s’organisaient autour de leur objectif qu’était la survie : ils se déplaçaient, combattaient, partaient à la chasse ou à la cueillette et avaient un besoin, des rôles, des outils, un objectif et surtout, ils ont construit des méthodes. La gestion de projet est le propre de l’Homme puisque c’est cette capacité d’organisation et de communication qui lui ont valu ses victoires lors de batailles et ses nombreuses inventions. En réalité la gestion de projet a contribué à la survie de l’Homme et à son développement ! Même chose lorsque les Égyptiens ont construit les pyramides : un projet titanesque.
A plus petite échelle, Il en est de même aujourd’hui lorsque vous déménagez, car il vous faut une organisation avec un planning précis, des ressources humaines, financières et matérielles. Beaucoup de choses que nous faisons dans nos vies requièrent de la gestion de projet.
Mais revenons à l’aspect business. La gestion de projet couvre l’ensemble des outils, techniques et méthodes qui permettent au chef de projet et à l’équipe plus ou moins nombreuse, qui lui est directement associée, de conduire, coordonner et harmoniser les diverses tâches exécutées dans le cadre du projet, pour satisfaire aux besoins explicites et implicites pour lesquels il a été entrepris.
Qu’est-ce qui définit le cadre de gestion de projet ?
Le Project Management Body of Knowledge (PMBOK) est le référentiel clé du Project Management Institute (PMI). Ce guide définit les champs de connaissance couvrant la gestion de projet, et recensant les bonnes pratiques professionnelles. À ce titre, il sert de base de références, pour établir les contenus de cours sur la gestion de projet et pour l’élaboration d’examens de certification. Le PMBOK :
- définit les 5 groupes de processus de management de projet.
- aborde 10 domaines de compétences en management de projet.
- distribue un total de 47 processus dans ces groupes de processus et domaines de connaissance.
Le contenu est très proche et complémentaire de la norme ISO 21500 qu’il a par ailleurs inspirée.
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