Comment faire un webinaire ?

Internet relie des milliards d’individus à travers le monde. Et grâce au webinaire, se réunir et échanger en temps réel est devenu une réalité. La conférence digitale est un excellent moyen de démontrer votre savoir-faire, mais aussi votre expertise dans un domaine particulier. Elle vous permet, par la même occasion, d’asseoir votre notoriété. Cet outil fait partie de la stratégie inbound marketing qui consiste à amener le prospect vers soi.

Les dépenses (en temps et en argent) liées à l’organisation d’un webinaire sont moins importantes que celles inhérentes à une conférence classique. Pour réussir un tel événement et toucher efficacement votre public, vous devez cependant bien vous préparer.

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Comment organiser un webinaire ?

Le terme webinaire (ou webinar) est issu de la combinaison des mots web et séminaire. On parle aussi de séminaire en ligne, de conférence web, de webdiffusion ou d’interviews sur le Web. Il s’agit d’une présentation vidéo en ligne diffusée en temps réel.

Il est donc primordial de communiquer à l’avance l’heure de début et de fin de la présentation. Une fois le rendez-vous fixé, vous devez en informer les futurs participants en leur demandant de s’inscrire.

Vous devrez ensuite envoyer un e-mail de confirmation qui contient des instructions supplémentaires et le lien d’accès ou les données de connexion. Vous pourrez aussi transmettre aux participants un message de rappel afin qu’ils puissent se connecter au début du séminaire.

Pour pouvoir communiquer avec votre audience, il vous faudra utiliser divers équipements : un contenu média, des diapositives de présentation, une caméra, un micro, etc. Les participants devront quant à eux disposer des codes d’accès au webinaire pour pouvoir échanger avec vous, via les chats, le téléchargement ou le partage de fichiers.

Le webinaire dure en moyenne 45 à 60 minutes. Les auditeurs peuvent poser des questions au conférencier pendant ou après le séminaire. Ils ont également la possibilité de se déconnecter à tout moment. Pour cela, il leur suffit de fermer le programme client.

Il existe de nombreuses plateformes spécialisées permettant d’organiser des conférences sur le Web. On peut citer GoToWebinar, qui est la plus populaire, Webikeo, Livestorm ou encore YouTube Live.

Quels sont les prérequis pour réussir votre séminaire en ligne ?

Le webinaire étant un véritable levier marketing, il convient de réunir toutes les conditions pour réussir son organisation.

Pour que la présentation se déroule dans les meilleurs termes, une technologie performante est indispensable. En effet, en cas de problème technique du côté du conférencier, la rencontre peut être ajournée, voire annulée. De même, les participants doivent chacun disposer de matériels adéquats, notamment d’une bonne connexion internet.

L’inscription au webinaire est automatisée, sans aucune limite quant au nombre de participants. Cependant, il faut savoir que le nombre maximal d’auditeurs dépend fortement des conditions techniques.

Tout participant doit par ailleurs se connecter dès le début du séminaire. Un retard de 5 à 10 minutes est parfois admis. Passé ce délai, la connexion se ferme automatiquement. Il est donc essentiel d’être à l’heure pour pouvoir participer au webinaire.

Enfin, il faut disposer d’une bande passante suffisante pour pouvoir participer à une conférence digitale. Les appareils mobiles (tablettes ou smartphones) peuvent ne pas convenir. De plus, il est parfois nécessaire de mettre à jour le navigateur ou d’utiliser un logiciel spécial.

Quels sont les avantages d’un webinaire réussi ?

Le webinaire permet aux entreprises de partager leurs expériences sur des sujets précis. C’est l’occasion pour les participants d’enrichir leurs connaissances. Cette forme de réunion interactive peut aussi servir à réaliser des conférences de presse, une formation à distance ou encore des entretiens d’embauche à distance.

Surtout employé en B2B, le webinaire peut être utilisé à des fins commerciales. Vous pouvez notamment vous en servir pour présenter des produits ou services.

Organisation d’une réunion à moindre coût

En organisant un webinaire, votre audience est réunie sans avoir à se déplacer. Vous n’avez donc pas à préparer un budget pour le transport, la location de la salle de réunion et la restauration (parfois, il faut même prévoir un hébergement). Il vous suffit de vous équiper et de vous connecter à Internet et le tour est joué.

La conférence digitale permet de toucher un public plus vaste. Ce n’est pas le cas de la présentation classique dans la mesure où il faut tenir compte des dimensions de la salle.

Une gestion simplifiée des invitations

Un autre bénéfice du webinaire est la meilleure gestion des invitations. Tout ce que vous avez à faire est d’envoyer un lien internet à vos auditeurs pour les inviter à assister à la présentation. Le suivi des inscriptions est également plus simple.

Des statistiques précises sur le taux de participation

L’organisation d’un webinaire vous permet d’obtenir plus facilement des statistiques sur le taux de participation et le niveau d’engagement de vos auditeurs. Ces données pourront par la suite vous aider à améliorer votre stratégie de communication.

Une participation accrue de l’audience

Le taux de participation à un webinaire est particulièrement élevé. L’interactivité avec les participants est également plus importante. Grâce à un système de chat ou de commentaires, les participants peuvent faire part de leur opinion à tout moment.

Cela favorise les échanges, aboutissant à une certaine relation de proximité entre le conférencier et les auditeurs ou entre les participants. Pour être plus à l’aise, ces derniers ont la possibilité de conserver leur anonymat.

Le webinaire : une archive qui peut être consultée à tout moment

En général, un séminaire en ligne est enregistré pour pouvoir ensuite être mis en ligne. Les personnes n’ayant pas participé au live auront alors l’opportunité de télécharger le contenu et de le visionner plus tard.

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