Gestion de projet : 3 pièges faciles et comment les éviter

La gestion de projet ne se suffit pas à elle-même. Bien qu’elle comporte des outils, une équipe, un budget et des paramètres, la gestion de projet est impactée dès le départ par la stratégie commerciale en amont, par vos choix de recrutement et par la façon de gérer les processus. Avec les meilleurs experts, les meilleurs outils et un planning au carré, un projet peut connaître l’échec. Il suffit de bien comprendre les dépendances liées au projet et de consolider ses meilleurs atouts pour éviter les pièges de la facilité. Découvrez 3 des pièges existants en gestion de projet.

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Penser que la gestion d’un projet suffit pour le réussir

Le projet ne dépend pas uniquement des éléments matériels, humains et financiers qui le composent. Il naît tout d’abord du besoin pris en charge et traité en amont par un expert ou un commercial, pour définir les dispositifs qu’il est en mesure de proposer pour y répondre. Si bien que les descriptifs qui ont été inscrits dans la proposition commerciale, dans le devis, puis dans le contrat,serviront de cadre au projet. Le budget, le temps de réalisation, les moyens utilisés, doivent être cohérents pour la bonne conduite d’un projet et donc pour sa réussite.

La gestion de projet se trouve donc entre deux phases commerciales clés : l’acquisition (la vente) et le renouvellement (la fidélisation).

Pour un projet interne, les mêmes métriques sont concernées, sauf que la relation et les enjeux diffèrent. En effet, il peut s’agir d’une demande d’un autre département dans une même entreprise ou d’une demande directe d’un manager ou dirigeant. Dans tous les cas, un brief, un cahier des charges ou tout autre document est transmis pour donner naissance au projet. Un projet réalisé en interne n’exclut donc pas la cohérence d’une information qui transite du demandeur vers l’équipe projet, ni l’importance des mesures de rentabilité et de performance.

Obtenir un cadre réaliste et satisfaisant pour tous les acteurs du projet est primordial. Un des défauts de la gestion de projet est donc de croire qu’elle se suffit à elle-même, alors qu’elle dépend toujours d’une estimation préalable et hérite du cadre défini dans la phase d’initialisation.

Si l’étape d’initialisation incombe à l’équipe commerciale ou à un décideur/demandeur tiers, il est alors courant que l’équipe projet ne soit pas sollicitée lors des étapes clés d’exploitation du besoin, d’approfondissement du besoin, puis d’étude de faisabilité.
Dans ce cas, il est admis que la communication se fait en silos distincts entre les équipes et donne lieu à un projet mal engagé.

La gestion de projet ne conditionne pas à elle seule sa réussite. Elle doit être en parfaite adéquation avec l’ensemble des parties prenantes.

Croire que les compétences font tout

Avoir un excellent graphique, un super développeur, le meilleur UX designer ou le stratège le plus renommé de l’histoire du digital, ne suffit pas. Vous pourriez avoir les meilleurs experts du monde dans leur domaine, mais cela ne sert à rien si aucun autre bénéfice n’est associé à cette équipe.

Il est possible d’obtenir d’excellents résultats et de belles performances lorsque les meilleures conditions sont réunies. Bien souvent les meilleurs talents ne sont pas forcément le plus bel atout.
Ce qui fait la réussite d’un projet est une équipe sachant communiquer, avec des experts organisés, engagés, bons et qui ont une vision commune. Bien souvent, l’engagement et la motivation dans l’atteinte d’un objectif sont plus puissants que l’expérience.

Aussi la composition d’une équipe est si stratégique qu’il faut la composer en tenant compte des compétences, des personnalités et des enjeux de chacun.

Enfin, une équipe gagnante est une équipe qui possède un leader. Un manager qui pourra les accompagner, les aiguiller, garder son sang froid et maintenir le cap en exploitant les qualités de chacun.

Penser que les outils font les processus

Tout comme la communication, le respect des étapes d’un projet et l’humain, l’outil n’est pas forcément le meilleur allié.

De nombreux outils de gestion de projet performants existent. Ils offrent une palette de fonctionnalités ou vont directement à l’essentiel, mais ils ont été modélisés et conçus pour la gestion de projet.
Pourtant l’outil ne fait pas le chef de projet.

S’équiper des meilleurs outils de gestion de projet ne permet pas de combler des défauts, de créer des processus ou d’instaurer un fonctionnement. Des outils de gestion de projet accompagnent, fluidifient et renforcent les processus qui sont déjà efficaces mais qui ont besoin d’un support.

Souvent, il vaut mieux travailler sur l’efficacité de sa communication et de ses processus avant de s’équiper d’un outil. Avoir des pratiques éprouvées permet ensuite de trouver l’outil qui convient le mieux et de ne pas l’utiliser comme béquille.

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